Stap 1 van het communicatieadvies

Communicatieadvies start met analyse knelpunten

Om met een communicatieadvies de spijker op de kop te slaan is het belangrijk bij aanvang van een project je positie goed te bepalen. Welke functie, taken en bevoegdheden heb je binnen je organisatie? Kun je onafhankelijk en objectief functioneren of moet je rekening houden met interne en externe omstandigheden en belangen van derden? Pas als je deze vragen hebt beantwoord kun je starten met het maken van een scherpe analyse.

Analyse

Je start je analyse met het in kaart brengen van de huidige situatie en de knelpunten en welke belemmeringen je kunt verwachten. Dit geeft je inzicht om de juiste beslissingen te kunnen nemen. Als de vraagstelling betrekking heeft op complexe communicatievraagstukken of het strategisch beleid van de organisatie kan het zinvol zijn een zogenaamde SWOT analyse te maken. Hiermee breng je de sterke en zwakke kanten, kansen, bedreigingen en knelpunten van je organisatie in kaart. Voor enkelvoudige en minder gecompliceerde communicatievraagstukken is het in de regel niet noodzakelijk een volledige SWOT analyse te maken.

In de analyse beschrijf je de organisatie, de organisatiecultuur, het imago, de identiteit, het huidige en eventueel gewenste beleid van je organisatie. Deze aspecten zet je af tegen een beschrijving van de omgevingsfactoren waarbinnen de organisatie functioneert. Er wordt dus zowel naar interne als externe factoren gekeken. Al deze aspecten geven je inzicht in de knelpunten die spelen of kunnen gaan spelen.

Ordening

Naarmate je meer inzicht krijgt in de geconstateerde knelpunten kun je deze steeds makkelijker ordenen en rangschikken. Samenhangende knelpunten kun je daarbij clusteren. Belangrijke indicaties daarbij zijn of de knelpunten op korte of langere termijn moeten worden opgelost. Ook is van belang of de problemen te maken hebben met interne communicatie binnen je organisatie of buiten de organisatie liggen en externe communicatie verlangen. Vanuit je inzicht in de knelpunten kun je een heldere probleemstelling gaan formuleren.

Communicatieve knelpunten

Belangrijk is dat je onderscheid maakt tussen organisatorische en communicatieve knelpunten. In de praktijk is de grens tussen deze twee soms vaag. Ook typisch organisatorische knelpunten kunnen vaak met ondersteuning van de juiste communicatie sneller worden opgelost.

Verder is van belang dat je in kaart brengt welke communicatie er al plaats vindt of heeft plaats gevonden. Belangrijk is de kwaliteit en effectiviteit van deze communicatie te kennen. Zorg ervoor dat je bij het benoemen van de knelpunten duidelijk aangeeft welke communicatieaspecten opgelost dienen te worden om de gesignaleerde problemen om te zetten in kansen.

Nadat je de communicatieknelpunten hebt vastgesteld kun je een daarop toegesneden communicatiestrategie gaan ontwikkelen. Hierin zul je de doelgroepen voor je communicatie en de beoogde communicatiedoelen nader gaan bepalen.